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6 dicas para elaborar uma planilha de gastos com sucesso

Elaborar uma planilha de gastos é tarefa fundamental para controlar as finanças. Na verdade, é o primeiro passo para controlar as despesas e direcionar bem as receitas, conseguindo mais equilíbrio financeiro.

Para uma planilha de custos ter sucesso em sua função, é preciso pensar em algumas premissas básicas para que seus resultados sejam maximizados.

  1. Categorize suas despesas

Uma das principais vantagens que você pode tirar de uma planilha de gastos é separar suas despesas por categoria.

Tente simplificar criando itens abrangentes que vão facilitar sua percepção da área que está consumindo mais de suas receitas. Por exemplo:

  • Alimentação
  • Lazer
  • Custos bancários
  • Transporte
  • Estudos
  • Gastos básicos (água, luz, telefone, internet etc.)
  1. Torne sua planilha de gastos prática usando fórmulas

A praticidade é a melhor forma de facilitar o uso de uma planilha. Se você precisar atualizar manualmente todas as informações, o trabalho vai ser cansativo e nem sempre será possível lembrar de tudo que é preciso verificar.

Insira fórmulas na sua planilha. Faça com que todas as informações interligadas sejam automatizadas. Por exemplo, utilize a fórmula SOMASE (soma condicional) em uma tabela de despesas por categoria, e ela informará automaticamente o total de cada uma delas, à medida que você inserir novas despesas.

  1. Insira gráficos e totalizadores

A automatização da sua planilha permite o uso de gráficos dinâmicos que mostrarão seu desempenho, por exemplo:

  • Um gráfico de linhas por dia permitirá saber em que período do mês você mais gasta.
  • Um gráfico mensal de barras mostra seu desempenho anual, e você pode saber se suas despesas estão aumentando ou diminuindo.
  • Um gráfico de Pareto ou de pizza por categoria tornará clara a visão do setor que consome mais de suas receitas.

Você tem diversas opções para automatizar sua planilha, sobretudo no que se refere a totalizadores e relatórios, e essa é uma das maiores vantagens que ela pode oferecer.

  1. Inclua formatação condicional

A formatação condicional permite que informações importantes na sua planilha fiquem em evidência. Por exemplo, se você estabelecer uma meta máxima de gastos por categoria, poderá formatar condicionalmente as células com os totais para mudarem de cor, ficando:

  • Verdes enquanto os valores estiverem abaixo de 75% da meta.
  • Amarelos quando ultrapassarem esse limite.
  • Vermelhos quando alcançarem os 100%.

Quanto mais intuitiva for a informação de sua planilha, mais fácil será identificar seu desempenho.

  1. Guarde seus recibos de pagamento

Para suas informações refletirem a realidade, é muito importante mantê-las atualizadas e incluir qualquer gasto, sem exceção.

Anotar uma pequena compra na loja de conveniência, a recarga do celular ou gorjetas pode parecer desnecessário, mas quando esses gastos alcançarem um patamar razoável vai haver diferença entre seu saldo e sua planilha.

É fácil abandonar os controles e tornar suas informações obsoletas. Por isso, manter os dados completamente fiéis à realidade é um compromisso que você precisará assumir, se quiser que ela seja útil.

Então, guarde todos os seus recibos de pagamento, além de comprovantes de cartões de crédito ou débito e só os descarte se já tiver lançado as informações no seu controle.

  1. Atualize sua planilha diariamente

Mantenha seu arquivo salvo em um lugar de fácil acesso. Um compartilhamento em nuvem em que você possa consultar do tablet, smartphone ou notebook é uma excelente opção.

Se não tiver como lançar sua movimentação de imediato, pegue os comprovantes que você guardou e, ao final de cada dia, lance-os um a um, registrando seus gastos do período.

Não deixe que as informações se acumulem, assuma esse compromisso e terá sempre a perfeita dimensão de seus gastos.

Você já tem sua planilha de gastos? Comente conosco qual sua dica para torná-la melhor!

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